E-posta yazma, yapay zekanın en hızlı zaman kazandırdığı işlerden biridir. Tek koşul, modele yeterli bağlamı vermek. Bu sayfa, sık ihtiyaç duyulan e-posta türleri için Türkçe şablonlar sunar.
Her şablonda dört değişken vardır: alıcı, bağlam, amaç ve ton. Bunlar netleştirilmediğinde çıktı genelleşir ve klişeleşir.
1. İş takip e-postası
Bir [rol] gibi yaz. Aşağıdaki konuyu hatırlatan, ama baskıcı durmayan, kısa bir takip e-postası hazırla. Alıcı: [alıcı bağlamı]. Bağlam: [son durum]. Amaç: [takip nedeni]. Ton: profesyonel ama sıcak. Maksimum 5 cümle.
Bu şablon özellikle yanıtsız kalmış teklif veya proje durumlarında işe yarar.
2. Soğuk satış e-postası
Bir B2B satış uzmanı gibi yaz. Aşağıdaki şirkete [ürün/hizmet] tanıtmak için bir ilk temas e-postası hazırla. Şirket: [şirket adı ve sektör]. Onların yaşıyor olabileceği problem: [problem hipotezi]. Bizim çözümümüz: [değer önerisi tek cümlede]. Kişisel görünmeli, şablon kokmasın. Maksimum 6 cümle. Tek bir net CTA olsun.
Şablon görünmemesi için “şablon kokmasın” yönlendirmesi önemlidir.
3. Özür ve hata düzeltme e-postası
Aşağıdaki durumu açıklayan bir özür e-postası yaz. Yapılan hata: [hata tanımı]. Etkisi: [müşteri/ekip üzerindeki etki]. Aldığımız aksiyon: [düzeltme]. Önümüzdeki hafta için söz: [taahhüt]. Ton: dürüst, savunmacı değil. “Anladığım kadarıyla” gibi yumuşatıcı ifadelerden kaçın. Maksimum 7 cümle.
Modelin savunmacı dile kayma eğilimi vardır; bunu açıkça yasaklamak çıktıyı netleştirir.
4. Toplantı sonrası özet ve aksiyon e-postası
Aşağıdaki toplantı notlarından bir özet e-postası hazırla. Katılımcılar: [liste]. Üç bölüm istiyorum: (1) Alınan kararlar, (2) Sorumlular ve son tarihler, (3) Açık sorular. Belirsiz kalan maddeleri “netleştirilecek” etiketiyle ayır. Profesyonel ama kısa ton. Maksimum 200 kelime.
Belirsiz maddelerin etiketlenmesi, modelin tahmin yürütmesini engeller.
5. Müşteri şikayetine cevap e-postası
Müşteri ilişkileri uzmanı gibi yaz. Aşağıdaki müşteri şikayetine cevap hazırla. Şikayet: [şikayet metni]. Müşteri tipi: [bireysel/kurumsal]. Bizim pozisyonumuz: [çözebileceklerimiz]. Empatiyle başla, problemi kabul et, sonraki adımı net söyle. “Sizin için önemli olduğunu biliyoruz” gibi klişelerden kaçın. Maksimum 6 cümle.
Klişeleri açıkça yasaklamak, çıktıyı belirgin biçimde iyileştirir.
E-posta promptlarında genel kural
E-posta promptu yazarken üç şey her zaman olmalı:
- Alıcı bağlamı: kim, hangi rol, daha önceki konuşma var mı.
- Net amaç: bilgi vermek, ricada bulunmak, satmak, takip etmek.
- Ton ve uzunluk sınırı: en az “profesyonel ton, 5 cümle” gibi bir kısıt.
Bu üçü olmadan model genelde uzun, klişe ve hedefsiz e-posta üretir.
Sonraki adım
Daha sistematik prompt yazma yaklaşımı için prompt yazma temelleri sayfası iyi bir başlangıç. Çıktıyı kontrollü tutmak için iş için ChatGPT prompt paketi farklı senaryolar için şablonlar sunar.