Toplantı notlarının en büyük sorunu bilgi eksikliği değil, dağınıklıktır. Karar ayrı yerde, soru ayrı yerde, kime ne düşeceği ise çoğu zaman hiç net değildir. Yapay zeka burada harikalar yaratmaz; ama dağınık malzemeyi düzenli hale getirmede ciddi hız kazandırır.
Temel şablon
Aşağıdaki toplantı notlarını incele. Bana üç bölümden oluşan bir çıktı ver: alınan kararlar, açık sorular, sahip atanmış aksiyonlar. Emin olmadığın yerleri ayrıca belirt ve bilgi uydurma.
Bu şablon çoğu ekip için yeterli başlangıçtır.
Yönetici özeti isteyen sürüm
Bir ekip yöneticisi gibi düşün. Aşağıdaki toplantı notlarından önce 4 maddelik yönetici özeti, sonra aksiyon listesi çıkar. Aksiyon listesinde sorumlu, son tarih ve bağımlılık varsa işaretle.
Bu sürüm, yöneticilere veya üst paydaşlara gidecek özetlerde işe yarar.
Proje takibi odaklı sürüm
Bir proje yöneticisi gibi davran. Notları görev başlıklarına ayır, her görev için durum, sorumlu, sonraki adım ve risk notu oluştur. Belirsiz görevleri “netleştirilecek” etiketiyle ayır.
Bu sürüm özellikle çok sayıda açık iş maddesi olan projelerde değerlidir.
Sonuca güvenmeden önce ne yapılmalı?
Modelin verdiği aksiyon listesini doğrudan resmî kayıt gibi kullanmak hatalı olabilir. Çünkü notta geçmeyen bir sorumluyu tahmin etmiş veya iki ayrı maddeyi yanlış birleştirmiş olabilir. Bu yüzden son kontrol insanda kalmalıdır.
Bu promptlar hangi içerikle birlikte daha güçlü?
Toplantı sonrası operasyon ve iç koordinasyon için bunlar tek başına yeterli değildir. Küçük ekipte destek veya operasyon yönetiyorsanız küçük ekipler destek taleplerini yapay zeka ile nasıl yönetebilir sayfası daha geniş bağlam sağlar. Genel çalışma promptları için de iş için ChatGPT prompt paketi mantıklı devamdır.